Die Zahlen lügen nicht: Ungenaue Zeiterfassung kostet die US-Wirtschaft über 7,4 Milliarden Dollar pro Tag an verlorener Produktivität. Professional-Service-Firmen verlieren dabei jährlich erhebliche Summen. Nicht durch verlorene Stunden, sondern durch verpasste Abrechnungen, falsche Kapazitätsplanung und Projekte, die still und leise Geld verbrennen.

Das Problem ist nicht neu. Die Statistiken sind brutal:

• Nur 17% der Menschen tracken ihre Zeit aktiv und systematisch

• 72% der Mitarbeiter sagen, dass Monitoring keinen positiven Einfluss auf ihre Arbeit hat

• 60% der Unternehmen mit Remote-Mitarbeitern nutzen Employee-Monitoring-Software – aber die meisten ineffektiv

Warum? Die meisten Unternehmen versuchen, ein Struktur-Problem mit einem Software-Tool zu lösen. Das kann nicht funktionieren.

Die fünf tödlichen Fehler

1. Zeiterfassung außerhalb des Workflows

Das Problem: Du bittest deine Leute, mitten in der Arbeit innezuhalten, ein anderes Tool zu öffnen, sich einzuloggen und dort manuell einzutragen, woran sie gerade arbeiten. Was glaubst du, was passiert?

Sie vergessen es. Sie schieben es vor sich her. Und am Freitag füllen sie dann die ganze Woche aus dem Gedächtnis aus.

Ein SaaS-Unternehmen aus München mit rund 30 Entwicklern führte 2022 ein Zeiterfassungs-System ein. Jeden Freitagnachmittag sollten die Engineers ihre Woche in einer freigegebenen Excel-Datei dokumentieren. Das Ergebnis nach drei Monaten: vage Schätzungen ("irgendwas zwischen 4 und 8 Stunden pro Tag"), genervte Mitarbeiter, die sich fühlten, als müssten sie Hausaufgaben nachreichen, und Daten, denen niemand mehr traute. Das Projekt wurde eingestampft – es hatte mehr Zeit gekostet als verwertbare Insights geliefert.

Die Leadtime-Lösung:

Zeiterfassung muss da sein, wo die Arbeit passiert. In Leadtime ist Time Tracking komplett in Tasks, Sprints und Projekte integriert. Kein Extra-Tab. Kein Copy-Paste. Kein Kontextwechsel.

Der Time Tracker sitzt permanent in der Header-Leiste – immer sichtbar, immer erreichbar. Ein Klick startet die Erfassung. Du arbeitest am Task "API-Integration"? Klick auf Play im Tracker, wähl den Task aus, und die Zeit läuft. Fertig.

2. Kontrolle statt Mehrwert

Das Problem: Du verkündest in einem Company-All-Hands: "Ab nächster Woche tracken wir Zeit. Wir müssen sehen, wer produktiv ist und wer nicht."

Glückwunsch. Du hast gerade jegliches Vertrauen zerstört.

Die Zahlen sprechen für sich:

• 56% der Mitarbeiter fühlen sich gestresst und ängstlich durch Workplace-Surveillance

• 49% täuschen vor, online zu sein, während sie etwas anderes tun

• 31% nutzen Anti-Surveillance-Software, um Tracking zu umgehen

• 25% recherchieren aktiv Hacks, um Online-Aktivität vorzutäuschen (Auto-Mouse-Mover, Fake-Meeting-Screens)

Ein mittelständisches IT-Systemhaus mit etwa 80 Mitarbeitern führte 2023 ein neues Zeiterfassungs-System ein. In den wöchentlichen Projektmeetings nutzte die Geschäftsführung die Daten, um öffentlich zu zeigen, welche Entwickler "zu wenig abrechenbare Stunden" hatten. Innerhalb von sechs Wochen entwickelte sich offener Widerstand: Die Zeiteinträge wurden "kreativer", zeigten dem Management genau das, was es hören wollte – aber mit der Realität hatte das nichts mehr zu tun. Nach drei Monaten wurde das System wieder abgeschafft.

Die Leadtime-Lösung:

Es kommt darauf an, wie du Zeiterfassung einführst und kommunizierst. Zeiterfassung ist kein Überwachungs-Tool. Es ist ein Werkzeug für bessere Planung, realistischere Forecasts und gesündere Margen.

Leadtime kommuniziert das direkt: Time Tracking dient dem Selbstmanagement, nicht der Kontrolle. Die Daten helfen Teams zu verstehen, wie viel Kapazität sie wirklich haben, wo Bottlenecks entstehen und welche Projekte profitabel sind.

Führungskräfte nutzen die Zahlen nicht, um einzelne Mitarbeiter bloßzustellen, sondern um Prozesse zu verbessern. Das Ziel: strukturelle Verbesserung statt individueller Bewertung.

3. Wenn niemand die Zahlen nutzt

Das Problem: Dein Team trackt brav seine Zeit. Woche für Woche. Monat für Monat. Aber niemand – wirklich niemand – schaut sich die Daten an. Keine Reports. Keine Retrospektiven. Keine Anpassungen.

Warum sollte jemand weiter tracken, wenn es offensichtlich keinen interessiert?

Eine mittelständische Unternehmensberatung aus Frankfurt – seit 12 Jahren am Markt, etwa 40 Berater – führte 2021 erstmalig eine systematische Zeiterfassung ein. Die Daten wurden gewissenhaft erfasst. Sechs Monate lang. Aber die Geschäftsführung nutzte sie nie wirklich. Projekt-Schätzungen blieben Bauchgefühl ("das dauert so 2-3 Wochen"). Forecasts blieben statisch. In Retrospektiven wurden Anekdoten ausgetauscht, aber nicht auf die tatsächlichen Zeitdaten geschaut. Innerhalb eines Quartals brach die Erfassungsquote auf unter 60% ein – die Leute hatten verstanden: Es interessiert sowieso niemanden.

Die Leadtime-Lösung:

Daten müssen sichtbar werden – und zwar dort, wo Entscheidungen getroffen werden.

Leadtime liefert Echtzeit-Dashboards für Teams und Manager:

• Wie viel Effort wurde diese Woche auf welches Projekt gebucht?

• Wo stehen wir im Vergleich zur ursprünglichen Schätzung?

• Welche Tasks verbrauchen überproportional viel Zeit?

• Welche Projekte sind profitabel, welche nicht?

Retrospektiven basieren auf Fakten statt Gefühlen. Forecasts werden mit echten Velocity-Daten gefüttert. Kapazitätsplanung berücksichtigt tatsächliche Auslastung.

Wenn Menschen sehen, dass ihre Daten echten Impact haben, wird Tracking selbstverstärkend.

4. Zu viel, zu schnell

Das Problem: Du gehst von Null auf "Military Precision" in einer Woche. 48 verschiedene Activity Codes. Kategorien für alles. Minutengenaues Logging.

Statt Klarheit schaffst du kognitiven Overload.

Ein Software-Unternehmen aus Hamburg – spezialisiert auf Individualsoftware, etwa 60 Entwickler – führte 2020 ein hochkomplexes Zeiterfassungs-System ein. Mit 48 verschiedenen Activity Codes ("Backend-Development: API", "Backend-Development: Database", "Backend-Development: Testing", usw.). Selbst die Seniors konnten sich nach zwei Wochen nicht merken, welcher Code wofür war. Jeder Time-Entry wurde zum Rätselraten: "War das jetzt Code 23 oder Code 27?" Die Leute verbrachten mehr Zeit damit, den richtigen Code zu suchen, als mit der eigentlichen Erfassung. Nach sechs Wochen lag die Quote bei unter 40%.

Die Leadtime-Lösung:

Start simple. Leadtime hilft Teams, eine pragmatische Struktur aufzubauen, die zum echten Workflow passt – nicht zu einem theoretischen Ideal.

Fang an mit:

• Projekt oder Task (wo wurde gearbeitet?)

• Grundlegende Activity (Development, Testing, Meeting, Management)

• Optional: Kurzer Kommentar

Das war's. Sobald die Gewohnheit etabliert ist und Daten kontinuierlich fließen, kann Komplexität schrittweise wachsen.

Leadtime ist vollständig customizable: Du definierst eigene Work Activities, Custom Fields und Task-Typen – aber nur, wenn du bereit bist.

5. Führung macht nicht mit

Das Problem: "Ab jetzt trackt ihr alle eure Zeit. Gilt für alle. Außer für uns im Management. Wir haben Wichtigeres zu tun."

Diese Message kommt an – aber anders als gedacht.

Eine Digitalagentur aus Köln – etwa 50 Mitarbeiter, spezialisiert auf Corporate Websites – wollte 2022 endlich systematisch Zeit erfassen. Die Projektleiter und Designer sollten täglich ihre Stunden eintragen. Die drei Geschäftsführer aber nahmen sich selbst aus der Regelung raus: "Wir sind eh überall dabei, das macht bei uns keinen Sinn." Innerhalb von zwei Monaten war die Erfassungsquote im Keller. Unter 30%. Niemand wollte Regeln befolgen, an die sich die eigenen Chefs nicht hielten.

Die Leadtime-Lösung

Leadership geht voran. Klare Verantwortlichkeiten und transparente Nutzung der Daten auf allen Ebenen stellen sicher, dass Time Tracking keine "Team-Übung" ist, sondern eine unternehmensweite Praxis.

Wenn die Geschäftsführung die Zahlen nutzt, um Strategie zu steuern, nehmen alle es ernst.

Leadtime macht das einfach:

• Role & Permission Management stellt sicher, dass jeder – inklusive C-Level – im System sichtbar ist

• Company-wide Insights zeigen transparent, wie Zeit unternehmensweit genutzt wird

• Automatic Reminders gelten für alle, nicht nur für "das Team"

Wenn der CEO seinen Time Tracker nutzt, wird es zur Normalität, nicht zur Ausnahme.

Screenshot-Vorschlag: Employee Overview (alle Rollen), Automatic Reminder Settings

Das eigentliche Problem ist nicht die Software

Zeiterfassungs-Initiativen scheitern selten wegen schlechter Software. Sie scheitern wegen:

• Fehlender Strategie

• Schlechter Integration in den täglichen Workflow

• Schwacher Kommunikation

• Fehlendem Commitment von oben

Ein Tool kann helfen – aber nur, wenn die Struktur da ist, um es zu tragen. Rollen, Prozesse, Ziele und klare Verantwortlichkeiten müssen zuerst stehen. Das Tool verstärkt dann, was bereits funktioniert.

Leadtime wurde mit dieser Realität im Hinterkopf gebaut. Time Tracking ist kein nachträglich aufgesetztes Feature. Es ist tief in Projekten, Sprints und Delivery-Flows verankert. Es liefert die Struktur, die agile Teams brauchen, um saubere Daten zu sammeln – und sie in echte operative Insights zu verwandeln.

Richtig gemacht, hört Time Tracking auf, eine lästige Pflicht zu sein. Es wird zum Nervensystem deiner Organisation: Es treibt bessere Planung an, liefert realistischere Forecasts, sichert gesündere Margen und macht kontinuierliche Verbesserung möglich.