OK, hier ist die Wahrheit: Nur 16% aller IT-Projekte werden pünktlich, im Budget und mit allen Funktionen geliefert. Das ist nicht Pech. Das ist Blindflug.

Ohne Kapazitätsübersicht wird Planning zu Rätselraten:

• Wie viel Zeit hat Sarah wirklich diese Woche?

• Ist Tom schon überlastet oder geht noch was?

• Wie viele Stunden braucht der Junior für diese drei Features?

• Wer hat überhaupt noch Luft für das "dringende" Kundenanliegen?

Du weißt es nicht. Niemand weiß es. Ihr verteilt Tasks nach Bauchgefühl und hofft das Beste.

Eine mittelständische Webagentur aus Stuttgart – 18 Entwickler, spezialisiert auf E-Commerce-Projekte – hat 2023 ihre Delivery-Probleme analysiert. Das Ergebnis war brutal: Drei Junioren sind regelmäßig mit jeweils über 20 Tickets in die Woche gestartet. Zwei Seniors hatten jeweils nur 5-6 Tickets. Niemand hat es gemerkt. Niemand hatte einen Überblick über die tatsächliche Kapazität.

Das führt zu verpassten Deadlines, gestressten Teams und frustrierten Kunden. Und das Verrückte: Alle arbeiten hart. Aber niemand arbeitet an den richtigen Dingen zur richtigen Zeit.

Warum "einfach fair verteilen" nicht funktioniert

Die typische Reaktion: "Dann verteilen wir halt gleichmäßig. Jeder bekommt gleich viele Tickets."

Klingt fair. Ist es aber nicht.

Denn nicht jeder hat gleich viel Kapazität:

• Sarah ist nur drei Tage da (Urlaubstag am Montag, krank am Freitag)

• Tom hat diese Woche vier Client-Meetings eingeplant

• Der Junior braucht für manche Tasks dreimal so lang wie der Senior

• Lisa arbeitet an einem Feature, das die ganze Woche braucht

"Gleichmäßig verteilen" ignoriert die Realität. Und die Zahlen zeigen es: Überallokation führt zu Burnout, schlechterer Qualität und verpassten Deadlines. Das ist keine Kleinigkeit. Das ist ein massives Problem.

Und noch schlimmer: 75% der Projektmanager sagen, dass sie regelmäßig gebeten werden, zu viel mit zu wenig Ressourcen zu tun. Das ist die Realität in drei von vier Teams.

Ohne visuelle Darstellung siehst du die Überlastung nicht. Du merkst es erst, wenn es zu spät ist – wenn Deadlines gerissen werden, wenn die Qualität leidet, wenn Leute ausbrennen.

Die Pipeline: Workload visuell mit Kapazität in Deckung bringen

Hier kommt die Pipeline ins Spiel.

Die Pipeline ist im Kern eine visuelle Wochenansicht, die zwei Dinge zusammenbringt:

1. Die tatsächliche Kapazität jedes Team-Members (nicht theoretisch, sondern real – mit Meetings, Urlaub, anderen Verpflichtungen)

2. Den geplanten Workload (welche Tasks sind eingeplant, wie lange dauern sie)

Das Geniale: Du siehst sofort, wer überlastet ist und wer noch Kapazität hat.

Die Visualisierung läuft in 15-Minuten-Slots über die ganze Woche. Klingt kleinteilig? Ist es bewusst. Denn so siehst du, ob jemand am Mittwoch mit 3 Meetings und 2 Critical Tasks überladen ist, während jemand anderes Luft hat.

Die Pipeline synct automatisch mit dem Team Calendar. Urlaub? Krankheit? Feiertage? Alles schon drin. Keine bösen Überraschungen mehr am Montagmorgen.

So funktioniert es konkret

Im Weekly Planning öffnet ihr die Pipeline. Alle sehen die gleiche Ansicht auf dem Bildschirm:

Sarah: 24 Stunden verfügbar diese Woche (3 Tage, Montag und Freitag fehlen automatisch)
Tom: 32 Stunden verfügbar (40 Stunden minus 8 Stunden Meetings, die schon im Kalender stehen)
Lisa: 40 Stunden verfügbar
Junior-Dev Max: 36 Stunden verfügbar (4 Stunden sind für Code-Review mit dem Senior geblockt)

Jetzt fangt ihr an, Tasks zu verteilen. Du ziehst ein 8-Stunden-Feature auf Sarah. Die Pipeline zeigt sofort: 24 Stunden verfügbar, 8 Stunden geplant → 16 Stunden übrig. Grün.

Du ziehst noch zwei Tasks auf Sarah. Jetzt steht sie bei 28 Stunden. Die Pipeline wird gelb. Warnung: Überlastung.

Du verschiebst einen Task zu Lisa. Ihre Leiste wird länger, aber bleibt grün. Sie hat noch Kapazität.

Das ist der Unterschied: Von "Hoffentlich schaffen wir das" zu "Wir wissen genau, was geht."

Der Unterschied zum Spreadsheet

Viele Teams "planen" mit Excel oder Google Sheets. Das Problem: Spreadsheets zeigen dir Zahlen, aber keine Realität.

Du schreibst "Sarah: 5 Tasks" in eine Zelle. Sieht aus wie ein Plan. Aber du siehst nicht:

• Dass Sarah nur 24 Stunden hat, nicht 40

• Dass drei dieser Tasks jeweils 10 Stunden brauchen

• Dass sie damit hoffnungslos überlastet ist

Mit der Pipeline siehst du das sofort. Visual. Real-time. Für alle im Team transparent.

Und noch wichtiger: Es ist nicht statisch. Wenn sich was ändert (Sarah ist am Freitag doch krank, ein neuer Critical Bug kommt rein, ein Task dauert länger als gedacht), passt du die Pipeline an und siehst sofort die Auswirkung auf den Rest der Woche.

Keine manuellen Updates. Keine E-Mails. Keine "Wer hat gerade Kapazität?"-Fragen. Es ist einfach da.

Die Realität

Die Pipeline macht aus Rätselraten eine informierte Entscheidung.

Du siehst, was realistisch ist. Dein Team weiß, was von ihnen erwartet wird. Und am Montag um 9 Uhr habt ihr nicht mehr "87 Tickets, 6 Entwickler, null Plan" – sondern einen klaren, visuellen Überblick über die Woche.

Das ist der Unterschied zwischen einem Team, das hofft, und einem Team, das weiß.