70% der Agenturen beschreiben ihre aktuelle Situation als schwierig, zeigt eine 2024er-Studie mit 612 Agenturen. Nicht weil Kunden fehlen. Sondern weil die internen Abläufe nicht mitkommen.

Das Problem: Agenturen leben von Projekten. Aber ohne klare Prozesse, Rollen und Übergaben entsteht Chaos. Der Gründer macht alles selbst: Vertrieb, Strategie, Projektmanagement, Umsetzung, Buchhaltung, Support. Jede Stunde, die in die Akquise fließt, fehlt bei der Umsetzung. Jede Stunde, die bei der Umsetzung fehlt, bremst das Wachstum.

Eine Kreativagentur aus Köln – 8 Leute, spezialisiert auf Branding für Start-ups – hat 2023 analysiert, warum sie nicht über 12 Projekte pro Jahr hinauskam. Das Ergebnis: Jedes neue Projekt brauchte durchschnittlich 14 Stunden Vorbereitung. Angebote wurden von Hand zusammengestellt. Briefings tauchten mal in Slack auf, dann in Notion, dann in Google Docs. Jeder Projektstart fing von vorne an.

15% der Agenturen nennen Personalsuche und Einarbeitung als größte Herausforderung. Warum? Weil neue Leute mitten ins Chaos kommen. Keine klaren Prozesse. Keine dokumentierten Abläufe. Keine Struktur, die bei der Einarbeitung hilft.

Tools wie Trello, Notion oder ClickUp sind nützlich – aber sie sind leere Leinwände. Sie geben dir Boards und Aufgaben, aber keine Richtung. Deine Geschäftslogik bilden sie nicht ab: Preisgestaltung, Angebote, Kundenübergaben, Abrechnung, Retainer-Abläufe. Jedes Team erfindet alles neu. Das Tool wird zu etwas, das du pflegen musst – statt dir Zeit zu sparen.

Das Ergebnis: Du reagierst nur noch. Du flickst, was gerade kaputt geht. Dein Team improvisiert. Aufgaben fallen durchs Raster. Das System bleibt anfällig und hängt an dir.

Leadtime gibt dir das Betriebssystem

Die meisten Agenturen versuchen, mit vielen einzelnen Tools zu skalieren: Eins für Vertrieb, eins für Projektmanagement, eins für Zeiterfassung, eins für Abrechnung. 86% der IT-Verantwortlichen sagen, dass diese Tool-Flut eine finanzielle Belastung darstellt.

Leadtime funktioniert anders. Es ist kein Tool. Es ist dein Agentur-Betriebssystem.

Fertige Abläufe

Leadtime bringt die Logik schon mit: Angebot → Umsetzung → Abnahme → Abrechnung. Du fängst nicht bei Null an. Du startest mit einem System, das für Agenturen entwickelt wurde.

Eine Hamburger Design-Agentur – 11 Leute, spezialisiert auf UX/UI für B2B-SaaS – ist 2024 auf Leadtime umgestiegen. Vorher: Jedes Projekt bedeutete stundenlange Vorbereitung. Nachher: Projektstart in 20 Minuten. Eine Bibliothek mit wiederverwendbaren Bausteinen. Automatisch erzeugte Spezifikationen. Schluss mit manuellen Angeboten.

Ein System statt zehn Tools

Vertrieb, Umsetzung, Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Kundenportal – alles an einem Ort. Kein Informationsverlust. Keine Wechsel zwischen verschiedenen Tools. Kein ständiges Kopieren zwischen Excel, Notion und Slack.

Mit der Baustein-Bibliothek strukturierst du Projekte in wiederverwendbare Elemente. Arbeitspakete, Aufgaben, Fragebögen, Dokumente – alles klar definiert, dokumentiert und transparent.

Mit der Änderungsverwaltung ziehst du klare Grenzen: Was zum Umfang gehört, ist dokumentiert. Neue Features? Änderungsantrag. Separate Abrechnung. Transparent.

Mit der Pipeline siehst du die tatsächliche Kapazität deines Teams. Nicht theoretisch, sondern real – mit Meetings, Urlaub und anderen Verpflichtungen. Du planst mit Fakten statt mit Wunschdenken.

Transparenz für Kunden, ohne dass du ständig Bericht erstatten musst

Deine Kunden sehen den Fortschritt in Echtzeit. Nicht erst wenn sie nachfragen, sondern automatisch. Aufgaben, Status, wo ihr Input gefragt ist – alles transparent. Das spart 80% der "Wo stehen wir?"-Mails.

Eine Frankfurter Content-Agentur – 14 Leute, spezialisiert auf Corporate Blogs – hat nach der Umstellung auf Leadtime ihre durchschnittliche Reaktionszeit von 8 Stunden auf 45 Minuten gesenkt. Nicht weil sie schneller arbeiten. Sondern weil Kunden selbst sehen können, was gerade läuft.

Echtzeitdaten statt Bauchgefühl

Auslastung, Marge, Engpässe, Kapazität – du siehst alles sofort, nicht erst nächsten Monat. Du steuerst mit echten Zahlen, nicht mit Vermutungen.

Was sich ändert

Du wachst nicht mehr im Krisenmodus auf. Du weißt, was läuft, was hinterherhinkt und was als Nächstes ansteht.

Dein Team kennt seine Zuständigkeiten. Du verbringst weniger Zeit damit, Brände zu löschen, und mehr Zeit damit, neue Angebote zu entwickeln.

Kunden sehen den Fortschritt – nicht nur wenn sie fragen, sondern laufend. Sie fühlen sich eingebunden, nicht im Dunkeln gelassen.

Abrechnung geht per Klick. Retainer, Zusatzleistungen, Ergänzungen – alles im gleichen Ablauf.

Du stellst ein oder zwei Leute ein, und die Einarbeitung läuft reibungslos. Dein System wächst mit, es bricht nicht zusammen.

Du atmest wieder durch.