Die Zahlen lügen nicht. Im Software-Bereich sieht es düster aus:

• 64% aller Software-Projekte verpassen ihre Deadlines und kämpfen mit Verzögerungen

• 70% der Software-Projekte haben signifikante Verzögerungen

• 47% der Tech-Development-Projekte in Unternehmen haben Verzögerungen oder Budget-Überruns

Das Problem: Die meisten Projekte scheitern nicht über Nacht. Sie driften langsam aus dem Ruder. Ein Ticket braucht hier etwas länger, ein Handoff stockt dort, und bevor du es merkst, sitzt du im Krisenmodus und alle fragen sich, wie das passieren konnte.

Die gute Nachricht: Mit den richtigen Daten kannst du Überziehungen Wochen im Voraus erkennen – während noch Zeit zum Handeln bleibt.

Die zwei Fragen, die jedes Status-Meeting entscheiden

Wenn du dich mit dem Project Owner deines Kunden zum wöchentlichen Check-in triffst (und ja, du solltest eines haben), läuft am Ende alles auf zwei Fragen hinaus:

1. Schaffen wir es beim aktuellen Tempo pünktlich?

2. Welche Work Packages hängen bereits hinterher?

Diese Fragen klar zu beantworten – mit Daten, nicht mit Bauchgefühl – ist der Schlüssel, um Vertrauen beim Kunden aufzubauen und Projekte auf Kurs zu halten.

Forecasting mit echten Zahlen: Project Analytics

Leadtimes Project Analytics zeigt dir Woche für Woche, wie viele Stunden seit Projektstart geloggt wurden. Kombiniert mit den verbleibenden Stunden im Backlog kannst du daraus eine projizierte Restlaufzeit berechnen.

Lass uns das an einem einfachen Beispiel durchrechnen:

Ein Projekt hat ein Gesamtbudget von 400 Stunden.
Nach drei Wochen à 40 Stunden/Woche hat das Team 120 Stunden geloggt.
Aber es sind noch 300 Stunden an Tickets im Backlog.

Beim aktuellen Tempo bedeutet das: Das Projekt ist bereits 20 Stunden hinter dem Plan. Verteilt auf die verbleibende Timeline sind das 7 Stunden Verzögerung pro Woche – oder 70 Stunden insgesamt über ein 10-Wochen-Projekt. Das sind fast zwei komplette Arbeitswochen.

Das ist keine Rückschau – das ist eine Prognose. Der Projektmanager kann jetzt eine Entscheidung treffen, während noch Spielraum da ist:

• Kapazität erhöhen: Einen weiteren Developer dazuholen, um aufzuholen.

• Timeline anpassen: Wenn der Kunde flexibel sein kann, die Deadline verschieben.

• Buffer nutzen: Wenn Puffer eingeplant waren, diese strategisch einsetzen.

Was auch immer die Entscheidung ist – sie wird früh getroffen, mit Daten, nicht in Panik eine Woche vor dem Launch.

Screenshot-Vorschlag: Project Analytics Dashboard mit Woche-für-Woche-Übersicht und Forecast-Berechnung

Bottlenecks sichtbar machen: Big Picture

Der nächste Schritt: Herauszufinden, wo die Verzögerung herkommt. In Leadtime ist dafür die Big Picture-Ansicht und das Kanban Board des Projekts da.

Jedes Work Package (Ticket) hat einen visuellen Balken, der das Zeitbudget zeigt:

• Grün bedeutet: on track

• Rot bedeutet: Budget überschritten

Wenn eine bestimmte Karte rot wird, ist das dein Signal zum Nachfragen. Ein kurzes Gespräch mit dem zuständigen Developer bringt oft die echte Story ans Licht: Vielleicht hat sich der Scope erweitert, vielleicht ist unerwartete Komplexität aufgetaucht, oder vielleicht wartet der Developer auf fehlenden Input und kommt nicht weiter.

Konkretes Beispiel:

Ein Software-Haus aus Karlsruhe – etwa 25 Entwickler, spezialisiert auf E-Commerce-Plattformen – arbeitete 2023 an einem Shop-Relaunch für einen Mittelständler. Nach vier Wochen fiel auf: Das Ticket "Payment Gateway Integration" war tiefrot. Budget: 20 Stunden. Geloggt: 34 Stunden. Und es war noch nicht fertig.

Ein kurzes Gespräch mit dem Developer brachte die Wahrheit ans Licht: Die API-Dokumentation des Payment-Providers war veraltet. Neue Felder waren dazugekommen, die nirgendwo dokumentiert waren. Der Developer saß fest.

Der PM reagierte sofort: Ticket auf "Feedback" gesetzt, dem Kunden-Tech-Lead zugewiesen. Innerhalb von zwei Tagen war die fehlende Info da, und das Projekt lief weiter. Ohne Big Picture hätte das Wochen unentdeckt bleiben können.

Screenshot-Vorschlag: Big Picture mit mehreren Task-Cards, einige grün, einige rot, mit Zeitbalken sichtbar

Der unsichtbare Killer: Fehlende Information

Nicht alle Verzögerungen kommen von unterschätzten Tasks. Manchmal ist der Blocker nicht Code – es ist Information.

Stell dir vor:

Ein Developer soll eine Integration mit einem externen System bauen. Es gibt eine Spec-Dokumentation, aber die ist veraltet. Neue Felder sind in der API aufgetaucht, die nirgendwo dokumentiert sind. Der Developer kann nicht weitermachen, also setzt er das Ticket auf "Feedback" und weist es dem Projektmanager zu.

Der PM erreicht dann den Tech-Kontakt beim Kunden, um die fehlende Info zu bekommen. Sobald die da ist, kann der Developer weitermachen – und die Projekt-Timeline stabilisiert sich.

Indem du diese Feedback-Loops direkt in Leadtime trackst, verlierst du keine Tage damit, dich zu fragen, warum ein Task nicht vorankommt. Du siehst den Stillstand sofort und kannst handeln.

Screenshot-Vorschlag: Task-Detail-Ansicht mit Status "Feedback" und Assignee-Wechsel vom Developer zum PM

Der wöchentliche Rhythmus: Das Geheimrezept

All das funktioniert am besten, wenn es Teil eines festen Rhythmus ist. Wir empfehlen, ein kurzes wöchentliches Jour Fixe mit dem Project Owner des Kunden einzurichten. In diesem Meeting:

• Reviewt der Projektmanager den aktuellen Fortschritt anhand von Project Analytics

• Zeigt potenzielle Verzögerungen auf, bevor sie kritisch werden

• Bespricht rote Tickets im Big Picture, um Blocker zu verstehen

• Vereinbart Aktionen, um das Projekt auf Kurs zu halten

Dieser regelmäßige Takt baut Vertrauen beim Kunden auf – sie sehen Transparenz, keine Überraschungen. Und intern gibt es dem Team die Klarheit, die es braucht, um rechtzeitig anzupassen.

Warum das wichtig ist

Die meisten Projekt-Überruns passieren nicht, weil Teams faul sind oder Kunden unvernünftig. Sie passieren, weil niemand das Abdriften früh genug bemerkt hat. Ohne klares Forecasting verstecken sich Verzögerungen in Sichtweite, bis sie zu groß sind, um sie einfach zu beheben.

Leadtime ändert das. Indem es Zeitdaten, Backlog-Analyse und visuelles Task-Tracking kombiniert, verwandelt es wöchentliche Check-ins in Frühwarnsysteme. Statt auf Überruns zu reagieren, antizipierst du sie – und handelst mit Zuversicht.