Laut Standish Group CHAOS Report scheitern etwa zwei Drittel aller IT-Projekte oder erreichen ihre Ziele nicht vollständig. Aber nicht wegen eines dramatischen Fehlers. Nicht wegen einer katastrophalen Fehlentscheidung. Sie scheitern an einer Kettenreaktion kleiner, struktureller Schwächen.

Unklare Requirements. Fehlende Change Control. Kommunikation, die in Email-Threads versandet. Resource Planning nach Bauchgefühl. Schwaches Management, das Bottlenecks nicht sieht, bevor es zu spät ist.

Jeder einzelne Punkt? Handhabbar. Alle zusammen? Tödlich.

Eine Software-Agentur aus Hamburg – 16 Entwickler, spezialisiert auf B2B-Plattformen – hat 2023 eine Analyse ihrer gescheiterten Projekte durchgeführt. Das Ergebnis war ernüchternd: In keinem der fünf gescheiterten Projekte gab es einen einzelnen Grund für das Scheitern. Es war immer die gleiche Sequenz:

1. Start: Vage Requirements → Entwickler treffen Annahmen

2. Woche 3: Erste "quick adds" ohne formelle Freigabe

3. Monat 2: Kommunikation zerbricht → Teams arbeiten in Silos

4. Monat 4: Resource Planning kollabiert → Bottlenecks entstehen

5. Monat 8: Projekt ist tot, aber niemand will es zugeben

Das ist keine Ausnahme. Das ist die Regel.

Die Kettenreaktion

IT-Projekte scheitern nicht an einem Fehler. Sie scheitern an der Kettenreaktion.

Es beginnt mit unklaren Requirements. "User-freundlich", "moderne Oberfläche", "schnell" – alles subjektiv, nichts konkret. Der Entwickler stellt sich eine komplexe Streaming-Architektur vor. Der Kunde meint eine Auto-Refresh-Tabelle. Drei Wochen Arbeit später: beide Seiten enttäuscht.

Laut PMI scheitern 37% aller Projekte an fehlenden klar definierten Zielen und Meilensteinen. Nicht weil niemand Ziele hatte. Sondern weil die Ziele nicht konkret genug waren.

Ohne konkrete, dokumentierte Requirements entsteht ein Vakuum. Und dieses Vakuum füllt sich mit Annahmen. Jeder interpretiert den Scope anders. Jeder arbeitet an seiner Version der Wahrheit.

Dann kommt Scope Creep. "Can we just quickly add this one feature?" Klingt harmlos. Ist es nicht. Laut PMI's 2018 Pulse of the Profession erleben 52% aller Projekte Scope Creep, und in den meisten Fällen entsteht er nicht durch große Änderungen, sondern durch die Summe kleiner "quick adds".

Eine Frankfurter Beratung – 22 Berater, spezialisiert auf CRM-Implementierungen – hat bei einem großen Kundenprojekt 2024 systematisch getrackt, wie viele "kleine Ergänzungen" im Laufe des Projekts dazugekommen sind. Das Ergebnis: 47 ungeplante Features in 11 Monaten. Keine davon offiziell freigegeben. Alle "nur schnell dazugemacht". Am Ende hatte das Projekt +82% mehr Aufwand als ursprünglich kalkuliert.

Das Problem: Ohne formelle Change Control gibt es keine Grenze zwischen "im Scope" und "außerhalb des Scope". Alles fließt ineinander. Der Kunde behauptet, Features waren "impliziert". Das Team implementiert unbezahlte Extras, um Konflikte zu vermeiden.

Während der Scope explodiert, bricht Kommunikation zusammen. Informationen versanden in Email-Threads. Entscheidungen werden in Slack getroffen und vergessen. Frontend arbeitet an Annahmen, Backend ändert APIs, ohne Bescheid zu sagen. Das Ergebnis: Tage verloren für Rework, das mit klarer Kommunikation vermeidbar gewesen wäre.

Laut PMI ist ineffektive Kommunikation bei einem Drittel der gescheiterten Projekte ein Hauptgrund für das Scheitern. Nicht weil niemand redet. Sondern weil Informationen im falschen Medium, zur falschen Zeit, an die falschen Leute gehen.

Und während all das passiert, fehlt realistisches Resource Planning. Tasks werden verteilt, ohne zu prüfen, ob die Leute tatsächlich Zeit haben. Dependencies zwischen Tasks werden ignoriert. Bottlenecks entstehen unbemerkt. Und plötzlich blockiert eine Person das gesamte Projekt, weil sie gleichzeitig an drei kritischen Tasks arbeitet.

Laut PMI werden 50% der Projekte nicht rechtzeitig geliefert, wobei schlechte Resource Allocation einer der Hauptgründe ist. Das ist kein Zufall. Das ist fehlendes Planning.

Der Scope-Creep-Falle entkommen

Scope Creep ist nicht unvermeidlich. Er ist die Folge fehlender Strukturen.

Die Zahlen sind brutal: 52% aller Projekte erleben Scope Creep, und Projekte mit formalem Change Management erleben 44% weniger Scope Creep als Projekte mit informellen Prozessen.

Das Problem ist nicht, dass Kunden neue Features wollen. Das Problem ist, dass diese neuen Features nicht als das behandelt werden, was sie sind: Änderungen am Scope. Und Änderungen am Scope kosten Zeit, Geld und Ressourcen.

Hier kommt Change Request Management ins Spiel.

Mit Leadtime ist jedes Projekt von Anfang an mit einer detaillierten, automatisch generierten Spezifikation unterlegt. Wenn es nicht in der Spec steht, ist es nicht im Scope. So einfach ist das.

Wenn neue Features während des Projekts auftauchen, werden sie als formelle Change Requests behandelt. In Leadtime gibt es dafür einen Mechanismus:

• Tickets, die keinem Work Package zugeordnet sind, können als "Change Request" markiert werden.

• Beim Billing erscheinen alle Change Requests als separate Rechnungspositionen – zusätzlich zur ursprünglichen Masterversion des Projekts.

• Größere Change Requests können als separates Projekt angelegt werden, mit eigenem Projektbaum, eigener Kalkulation, eigenem Angebot.

Das Ergebnis: Keine "war das nicht impliziert?"-Diskussionen mehr. Neues Feature? Change Request. Billable.

Leadtime als Operating System, nicht als Tool

IT-Projekte scheitern nicht an fehlenden Tools. Sie scheitern an fehlender Struktur.

Die meisten Unternehmen versuchen, strukturelle Probleme mit Einzellösungen zu beheben: Ein Tool für Zeiterfassung, eins für Projektplanung, eins für Kommunikation, eins für Dokumentation. Das Ergebnis: Tool Sprawl. 86% der IT-Leader sagen, dass Tool Sprawl eine finanzielle Belastung ist.

Leadtime funktioniert anders. Es ist kein Tool. Es ist ein Project Operating System.

Klare Scope Definition von Anfang an

Mit der Component Library strukturierst du Projekte in wiederverwendbare Bausteine. Jedes Projekt besteht aus Work Packages, Tasks, Questionnaires und Dokumenten. Alles ist von Anfang an klar definiert, dokumentiert und für alle transparent.

Keine vagen "User-freundliche Oberfläche"-Beschreibungen mehr. Stattdessen: konkrete Work Packages mit konkreten Deliverables.

Lebende Dokumentation

Leadtime generiert automatisch eine detaillierte Spezifikation aus deinen Tickets, Tasks und Change Requests. Diese Spec ist nicht statisch – sie lebt mit dem Projekt. Jede Änderung wird dokumentiert. Jeder Change Request wird traciert.

Das Ergebnis: Eine Single Source of Truth. Keine Email-Threads mehr. Keine "Ich dachte, wir hatten das besprochen"-Diskussionen.

Realistische Timelines

Mit der Pipeline siehst du die tatsächliche Kapazität deines Teams. Nicht theoretisch, sondern real – mit Meetings, Urlaub, anderen Verpflichtungen. Du siehst sofort, wer überlastet ist und wer noch Kapazität hat.

Das Ergebnis: Planung, die auf Fakten basiert. Nicht auf Hoffnung.

Integrierte Kommunikation

Alle Kommunikation passiert im Kontext der Arbeit. Jedes Ticket, jeder Task, jeder Change Request hat seine eigenen Comments, Updates, Decisions. Alles ist transparent, strukturiert, und nie in jemandes Inbox begraben.

Formelle Change Control

Mit Change Request Management gibt es eine klare Grenze zwischen "im Scope" und "außerhalb des Scope". Neue Features? Change Request. Separate Billing. Transparent für alle.

Das Ergebnis: Keine ungeplanten "quick adds" mehr. Nur formelle, bezahlte Änderungen.

Strukturelle Probleme brauchen strukturelle Lösungen

IT-Projekt-Failures sind nicht zufällig. Sie sind strukturell.

Vage Requirements führen zu Annahmen. Annahmen führen zu Scope Creep. Scope Creep führt zu Kommunikationschaos. Kommunikationschaos führt zu Bottlenecks. Bottlenecks führen zu Delays. Delays führen zu Budget Overruns.

Das ist keine Kette einzelner Fehler. Das ist eine Kettenreaktion struktureller Schwächen.

Leadtime bricht diese Kette. Nicht mit magischen Features. Sondern mit Struktur. Mit Clarity. Mit Transparency.

Projekte scheitern nicht, weil Teams nicht hart genug arbeiten. Sie scheitern, weil die Strukturen fehlen, die harte Arbeit in erfolgreiche Lieferung verwandeln.

Leadtime gibt dir diese Strukturen.